Toutes les entreprises qui embauchent des salariés doivent gérer les congés payés de ces derniers, ce qui suscite souvent beaucoup de questions (notamment suite au recrutement du premier salarié).
Voici une fiche d’information sur le fonctionnement, la gestion et le calcul des congés payés.
Rappels concernant les congés payés
Chaque année, un salarié a droit à des congés payés, et c’est à l’employeur d’en assumer la charge. La période de référence pour les congés payés s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. En cas de mois incomplet de travail, le calcul des congés payés pour le mois en question doit être ajusté de manière proportionnelle. Les salariés doivent être régulièrement informés du solde de leurs congés payés sur leur bulletin de paie.
Calcul des congés payés
2 méthodes de calcul existent pour les congés payés :
- la première est basée sur les jours ouvrables,
- et la seconde est basée sur les jours ouvrés.
Les congés payés en jours ouvrables
Avec cette méthode, le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois travaillé, ce qui équivaut à 30 jours ouvrables de congés payés par période.
Les congés payés en jours ouvrés
L’employeur peut également décider de fonctionner en jours ouvrés pour les congés payés, ce qui signifie que ces derniers sont calculés sur les jours ouvrables travaillés.
Il est possible d’utiliser cette méthode uniquement si elle ne pénalise pas le salarié par rapport à l’autre méthode.
Les congés supplémentaires
Les conventions ou accords collectifs applicables peuvent prévoir des congés payés plus long que la durée légale.
Enfin, la loi prévoit également des congés supplémentaires dans certains cas :
- le congé supplémentaire pour les mères de famille,
- et le congé supplémentaire en cas de fractionnement.
Précision sur le fractionnement : quand le nombre de jours de congés payés pris en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre est égal ou supérieur à 6, le salarié a droit à 2 jours ouvrables de congé supplémentaire, et un jour supplémentaire lorsque ce nombre est compris entre 3 et 5.
Prise des congés payés
En premier lieu, il est impératif pour le salarié de prendre ses congés payés, et l’employeur a la responsabilité de faciliter cette prise.
Dans des circonstances exceptionnelles, il est envisageable de solliciter le report, total ou partiel, des congés sur l’année suivante.
En théorie, c’est à l’employeur de fixer les dates de départ en congés, les communiquer à chaque salarié au moins un mois à l’avance, et les afficher dans les locaux de l’entreprise. Cependant, des dispositions contraires peuvent être prévues par des conventions ou accords collectifs.
En pratique, le salarié propose des dates de congés à son employeur, qui les accepte ou non.
Les congés pris sont ensuite déduits du solde des droits acquis par le salarié, en fonction de la méthode de calcul utilisée (jours ouvrés ou jours ouvrables).
Remarque : pour les salariés dont les congés payés sont calculés en jours ouvrables et qui travaillent du lundi au vendredi, prendre un congé le vendredi peut être préjudiciable car l’employeur déduira 2 jours (vendredi et samedi).
Fermeture de l’entreprise : il est courant que les entreprises ferment pendant les congés, notamment en août. Pendant cette période, les salariés sont mis en congés. À noter que si le salarié n’a plus suffisamment de droits aux congés payés, il peut bénéficier du chômage partiel. En cas de fermeture de l’entreprise pour une durée dépassant la période légale des congés payés, les salariés ont droit à une indemnité.
Paiement des congés payés
Il revient à l’entreprise d’assumer les coûts liés aux congés payés de ses salariés.
Cependant, une exception existe dans le secteur du bâtiment, où les congés payés sont pris en charge par une caisse spécifique. Les entreprises de ce secteur sont tenues de verser des cotisations dédiées aux congés payés à cette caisse.
Il existe deux méthodes de calcul pour déterminer les indemnités de congés payés :
La première repose sur la règle du maintien de la rémunération : l’indemnité correspond à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé normalement.
La seconde s’appuie sur la règle du dixième de la rémunération : l’indemnité équivaut à un dixième de la rémunération du salarié sur la période de référence des congés payés.
L’utilisation de cette seconde règle est autorisée uniquement si elle n’entraîne pas de désavantage financier pour le salarié par rapport à la première règle.